Управление удаленной командой

Период пандемии показал, что работа из дома имеет множество преимуществ как для работодателя, так и для наемных работников. Согласно опросу сервиса “Работа.ру” 19% компаний в России после завершения карантина решили остаться на удаленке. Рассказываем, как правильно организовать удаленную команду.

Плюсы удаленной работы

Полностью удаленный или гибридный формат занятости команды позволяет компании сэкономить на аренде офиса, расходах на коммунальные платежи и оргтехнику. У бизнеса появляется возможность нанять ценных специалистов со всех уголков страны и за ее пределами, а также расширить географию своей деятельности. В том числе и в продажах.

Персонал, который работает из дома, не тратит время и деньги, чтобы добраться до офиса. У сотрудников увеличивается количество свободного времени, и, как следствие, растет уровень удовлетворения работодателем и своей жизнью в целом. 

Для многих работать в комфортном месте (дома, в парке, в кафе или за границей) предпочтительнее, чем 8 часов находиться в кабинете или опенспейсе, при этом нередко соблюдая дресс-код и строгий распорядок дня.

Проблемы дистанционной организации работы сотрудников

Несмотря на существенное количество достоинств удаленки, у такого формата работы есть и недостатки.

Минусы для персонала:

• График часто перетекает в ненормированный. Это связано с тем, что на удаленке сотрудник больше отвлекается на личные дела и не успевает выполнить все задачи в течение рабочего дня.

• Не все способны самостоятельно организовать свой рабочий день. Около 15–20% всех людей трудоспособного возраста склонны к прокрастинации – откладыванию дел на потом. Данные статистики взяты с портала Bloggersideas.

• Отсутствие общения с коллегами, что может сказаться на производительности труда.

• Образ жизни становится преимущественно сидячим и может повлечь за собой ухудшение состояния здоровья.

• Отсутствие стабильности, а также зачастую оплаты отпуска и больничных.
  

У работодателя тоже нередко возникают трудности. В большинстве случаев они связаны со сложностью контроля за действиями команды и различием часовых поясов. Руководителю попросту не видно, чем заняты сотрудники, вовремя ли они начали свой рабочий день.

Еще одна проблема у компании на удаленке – сложность в коммуникации из-за географического разброса рабочих мест. Сотрудники не вовлекаются в другие процессы, сосредоточены на ограниченном количестве задач, их нельзя вызвать для срочного устного разговора.

Сервисы для автоматизации удаленной работы команды

Надежный способ построить эффективную схему взаимодействия работников и следить за продуктивностью их работы – внедрить цифровые платформы для удаленной организации бизнеса. Например: CRM, Jira, 1С, корпоративные мессенджеры (например, Slack), канбан-доски в Trello, Zoom, Asana и другие.

Более подробно мы рассмотрим одну из наиболее полезных универсальных систем для малого и среднего бизнеса – CRM. CRM-система – это сервис для управления взаимоотношениями с клиентами, а также для продуктивной коммуникации между отделами внутри компании. 

Ключевые возможности CRM-системы для дистанционной организации процессов:

• Облачная версия сервиса позволяет подключиться к платформе любому сотруднику, у которого есть доступ в интернет.

• У большинства CRM-систем есть мобильные приложения с основным набором тех же функций. Для оперативного подключения и решения бизнес-задач достаточно смартфона.

• Ведение документооборота в цифровом формате. 

• Встроенный календарь (планировщик задач) поможет команде держать руку на пульсе и придерживаться рабочего режима дня из любой точки мира.

• Отслеживание работы персонала. В любой момент руководитель может проверить, чем занят конкретный сотрудник, прослушать запись телефонных звонков и посмотреть список завершенных и текущих дел (сделок).

• Функции для взаимодействия работников между собой и с клиентами: виртуальная телефония, видеоконференции, корпоративный чат. Организация планерок и совещаний станет более простой и продуктивной.

• Контроль рабочего времени. При подключении к CRM работник отмечает начало трудового дня, перерыв на обед и затем завершает работу.

• Планирование. Руководитель сможет ставить задачи для персонала и отслеживать их выполнение.

• Подсчет KPI. CRM-система анализирует эффективность деятельности каждого сотрудника с помощью подсчета количества закрытых сделок, суммы чеков, проведенных встреч, презентаций и прочих полезных действий.

• Обучение новичков. Сервис хранит в базе обучающие материалы, должностные и прочие инструкции, сведения о воронках продаж и предыдущих сделках. Введение в курс дела удаленных работников перестанет быть острой проблемой, если команда рассредоточена по разным локациям.

“Сотрудник на удаленке, как кот Шредингера…

До конца никогда не знаешь, чем он там занимается, пока не подойдет дедлайн. Про дедлайны отдельный вопрос. Не везде они соблюдаются. Вернее, им редко следуют в компаниях. Спасение есть. И было всегда!

Когда масштабировал INFULL, одной из первых задач была интеграция CRM. Интегрировали “Битрикс24”. Пришлось прописывать все бизнес-процессы, чтобы CRM реально помогала бизнесу развиваться, а не ложилась грузом непонятной “обязаловки” на сотрудников. 

После того как запустили CRM, обучили сотрудников. Мы стали официальными интеграторами “Битрикс24”. Начали помогать страховому бизнесу внедрять CRM в их бизнес-процессы. 

Все блага “Битрикса” мы познали именно на удаленке. Мне как руководителю понятна общая картина. Кто что делает, какой результат мы получаем. Кто не достигает результата и почему. Сотрудникам понятно, что и когда делать. От чего зависит его результат. Сейчас в штате INFULL больше 80 человек. Плюс внештатные сотрудники. 

Кстати, с интеграции “Битрикс24” началось наше digital-направление, в которое сегодня входит брендинг, разработка сайтов и продвижение”. Андрей Креер, генеральный директор INFULL.

Заключение

Использование электронных платформ для организации бизнеса, таких как CRM, обеспечивает бесперебойный процесс коммуникации с клиентами, способствует сплочению команды и повышению мотивации. Доступ к CRM-системе заменяет полноценное рабочее место в любой точке страны или мира.

Для тестирования функций CRM “Битрикс24” пользователям доступен бесплатный период в деморежиме на 15 дней. Для полноценного внедрения “Битрикс24” обратитесь к Золотому партнеру “Битрикс24” INFULL.