Работа с контактами “Битрикс24”

Добавление контактов

Прежде чем начать коммуникацию с клиентской базой в “Битрикс24”, необходимо сохранить в ней собранные персональные сведения о ключевой аудитории. Добавить контакты физических и юридических лиц в систему можно следующими способами:

• автоматически при конвертации лида в покупателя;

• вручную;

• при помощи роботов;

• выгрузкой из сторонних приложений.

Сохранять контакты вручную удобно, если их лишь несколько. Для этого перейдите в раздел “Битрикса” CRM и выберите “Контакты”. Чтобы внести новые сведения в базу, нажмите на кнопку “Добавить”. В новом окне откроется карточка, которую нужно заполнить имеющейся информацией о клиенте. Минимум, который необходимо внести, чтобы потом без проблем отыскать карточку, – фамилия и имя.

Второй способ создать контакт в ручном режиме – перейти в раздел “Компании”, нажать на кнопку “Создать” и далее – на “Контакт”. То же самое вы сможете сделать в карточке лидов и сделок, в выпадающем меню справа на экране. 

Если контактов много, то здесь их можно сохранить сразу в большом объеме. Для этого нажмите на значок шестеренки и выберите один из способов импорта контактов в CRM.

Бывает так, что пользователи ошибочно создают несколько карточек для одного покупателя или компании. Чтобы не удалять лишние карточки вручную, воспользуйтесь функцией объединения контактов:

1. Перейдите в раздел “Контакты”.

2. Отметьте контакты для объединения галочкой.

3. Внизу нажмите на кнопку “Выберите действие” и затем “Объединить”.

4. Далее система предложит выбрать основную карточку, которая останется в базе, и сведения для переноса из дублей.

5. После объединения задвоенные карточки будут автоматически удалены.
   

Форма для заполнения карточки контакта

Чтобы максимально заполнить карточку сведениями, нажмите на ней ссылку “О контакте”. Кроме ФИО клиента туда можно внести:

• способ связи: e-mail, Телеграм, WhatsApp, звонок по номеру телефона и прочее;

• название компании, привязанной к контакту;

• адреса: юридический, фактический, адрес регистрации, доставки и т. п.;

• реквизиты: вручную или через поиск организации по номеру ИНН;

• паспортные данные клиента.

В разделе “Дополнительная информация” можно ввести тип контакта, источник лида и указать любой комментарий. Чтобы контакт был доступен для выгрузки из базы “Битрикс24” на сторонние сервисы, поставьте галочку возле опции “Участвует в экспорте контактов”. 

Для того чтобы не заходить в каждую карточку для настройки конкретных опций, вы можете задать команду одновременно для нескольких контактов. Для этого перейдите в контекстное меню раздела “Контакты”, отметьте галочкой некоторые или все карточки и выберите внизу опцию “Участвует в экспорте”. Нажмите на кнопку “Применить”.

Также для удобства пользователей доступны другие групповые действия с контактами: удаление, редактирование, копирование, создание события, нового письма или сделки. Для этого вам также нужно сперва выбрать галочкой требующиеся контакты.

Как сделать рассылку

Один из самых эффективных маркетинговых инструментов для взаимодействия с аудиторией – рассылки. Функции “Битрикс24” позволяют пользователям настраивать автоматическую рассылку для контактов через e-mail, SMS и мессенджеры. Для проведения максимально эффективной интеграции с мессенджерами и другими сторонними сервисами рекомендуем обратиться к интегратору “Битрикс24”.

Email-рассылка

Чтобы настроить рассылку на электронную почту клиентов, выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел “Маркетинг”.

2. Выберите “Рассылки” и нажмите на “Добавить рассылку”.

3. Введите название, выберите получателей из клиентской базы и нажмите “Далее”.

4. Настройте дизайн письма. Для этого в CRM “Битрикс” есть готовые шаблоны, также вы можете создать собственный дизайн.

5. Напишите текст сообщения и укажите время отправки. Отправить e-mail можно сразу, настроить автоматическую отправку в заданное время или при определенных условиях.

6. Проверьте письмо рассылки и нажмите на кнопку “Отправить”.

SMS

Перед тем как приступить к настройке SMS-рассылки, проверьте в вашем профиле на “Битрикс24” активацию работы API. Для этого откройте сервис “SMS-ассистент”, затем “SMS-рассылка” и далее перейдите в раздел “Рассылка по API”. Убедитесь, что возле опции “Активировать работу API для данного аккаунта” стоит галочка. Теперь все готово к настройке.

Как разослать SMS контактам в базе данных “Битрикс24”:

1. Откройте раздел “Продажи” и затем вкладку “Центр продаж”.

2. Нажмите на виджет “SMS-провайдер” и далее на “SMS-ассистент”.

3. Заполните форму для подключения рассылки.

Готово. Настройка SMS-рассылки доступна в карточках контакта и в разделе “Рассылки”.

Мессенджеры

Для настройки рассылки в Телеграм или WhatsApp потребуется интеграция мессенджеров с “Битрикс24”. В этих целях можно использовать чат-боты, сторонние сервисы и приложения по подписке “Битрикс24” “Маркет Плюс”.

Выгрузка контактов

Экспорт контактов из “Битрикс24” – еще одна полезная опция CRM для переноса информации на другой сервис или для создания резервной копии. Объясним пошагово, как выгрузить контакты из базы данных в файле Excel.

Чтобы экспортировать только выбранные группы контактов, можно воспользоваться фильтрацией в одноименном разделе с контактами. Для этого необходимо перейти в режим “Список”, нажать на шестеренку слева и выбрать галочками нужные позиции. Далее нажмите на кнопку “Применить”.

После подбора контактов по заданным характеристикам нажмите на ссылку ниже “Участвуют в экспорте” и выберите значение “Да”. Далее нажмите на шестеренку наверху справа (рядом с поисковой строкой контактов) и выберите “Экспорт контактов в Excel”. 

В открывшемся окне поставьте галочки, нужно ли экспортировать реквизиты и все поля контактов, и нажмите на кнопку “Выполнить”. Готово. Файл сформирован, и теперь его можно скачать.