Как правильно ставить задачи сотрудникам

Что такое постановка задачи сотруднику

Постановка задачи сотруднику – это составление подробной формулировки рабочих дел, которые необходимо выполнить. 

Важно не путать понятие цели и задачи. Цель – это то, чего компания хочет добиться. Задача – это те дела, которые помогают добиться поставленной цели. 

Например, у руководства компании стоит цель – внедрить электронный документооборот в организацию. Задачами для ответственных подчиненных станут поиск подходящего оператора, который предоставляет систему ЭДО, а также процесс интеграции электронного документооборота с CRM-системой.

Грамотная постановка задач для персонала – способ минимизировать вопросы и сократить временные затраты на обсуждения, а также снизить хаос в деятельности команды.

Виды задач

Задачи для подчиненных различаются по приоритету и сроку выполнения:

• Ежедневные. Это рутинные задания, которые сотрудники выполняют каждый день. Например, проверка рабочей почты, планирование маршрута для курьеров, утренняя поставка продукции на склад и т. д.

• Текущие. Это те задания, которые возникают у сотрудников в ходе выполнения их рабочих обязанностей. Например, закупка товаров для склада, продление договоров с контрагентами, проведение тендера, формирование аналитической отчетности по поручению руководителя.

• Глобальные. На выполнение этих задач сотрудники тратят максимум времени и ресурсов. К ним относятся: повышение среднего чека, увеличение оборота компании, выполнение квартального плана продаж, открытие новых торговых точек и другие долгосрочные задания.

Частые ошибки

Не всегда руководители грамотно и корректно доносят задачи до своих подчиненных. Приведем примеры часто встречающихся ошибок, которые мешают достигнуть максимально эффекта от взаимодействия с персоналом:

• Агрессивный и грубый тон общения. Руководителю стоит сдерживать негативные эмоции при общении с сотрудниками, его речь должна быть сдержанной и звучать уважительно по отношению к каждому.

• Отсутствуют четкие дедлайны. Необходимо сразу озвучивать временные рамки выполнения заданий. Избегайте таких фраз как “Нужно вчера”, “Как можно скорее”. Указывайте сотрудникам конкретные сроки, когда поручение должно быть исполнено.

• Нет примеров выполнения аналогичных задач. Для успешного решения новой рабочей задачи необходимо привести сотруднику пример, как такая работа выполнялась ранее. 

• Нет запроса на получение обратной связи. Чтобы убедиться, что подчиненный верно истолковал постановку задания, постарайтесь добиться обратной связи, задавая наводящие сотруднику вопросы.

• Нет отслеживания хода выполнения задачи. Большая ошибка руководителя – уделять внимание только конечному результату. Для грамотного и успешного выполнения рабочего задания необходимо разделить процесс на небольшие этапы и контролировать работу сотрудника на каждом из них.

• Требование исполнения задач при помощи угроз. Не угрожайте подчиненным увольнением и лишением премии, это лишь добавит негатива в рабочую обстановку и снизит мотивацию команды.

• Большое количество заданий. Трезво оценивайте ресурсы коллектива и справедливо распределяйте рабочие задачи.

Пример плохой постановки задачи сотруднику

Если вы озвучили задачи устно и не оговорили сроки ее выполнения, можно смело считать, что вы не поставили никакой задачи. Например, руководитель поручает ассистенту найти подходящий зал для проведения конференции. Он озвучивает это мимолетом, уточнив лишь, что зал понадобится через полторы недели на пятьдесят человек.

Можно с 99% уверенностью сказать, что ассистент вернется к руководителю с целью выяснения подробностей либо вообще не станет выполнять такое задание без напоминания. Так как точный дедлайн не был озвучен начальником.

Как корректно поставить задачу подчиненному

Правильное распределение рабочих заданий между подчиненными зависит от нескольких важных факторов:

• Распределите роли между сотрудниками команды с учетом их обязанностей, текущей нагрузки и компетенции.

• Назначьте ответственных за исполнение задачи.

• Выберите способ постановки задания и время. Например, возьмите за правило распределять новые задачи для персонала каждый понедельник в 10 утра в CRM-системе.

• Распишите детали рабочего задания с правильной формулировкой. Плохой пример формулировки задачи: “Отправить курьера на склад”. Хороший пример: “В 12 часов вручите курьеру пакет документов и отправьте его на склад. Попросите его отзвониться вам в 14:00”.

• Обозначьте цель с указанием цифр и даты. Пример цели для менеджеров по продажам: “К 1 декабря увеличьте средний чек на 10%”.

• Задайте сотруднику вопросы, чтобы убедиться в том, что он правильно понял задание.

• Предоставьте команде вспомогательный материал: инструкции по выполнению задачи, ссылки, рабочие контакты и т. д.

• Поделите задание на небольшие этапы и запросите предоставление отчета о завершении каждой части задачи.

• По итогам финальной проверки выполненного задания дайте сотрудникам обратную связь.
  

CRM - как помощник в постановке задач сотрудникам

Без автоматизации процессов сложно поставить задачу команде и отслеживать ход ее выполнения. Битрикс24 – корпоративный портал, созданный для удобного планирования и контроля рабочих заданий. Рассмотрим его функционал подробнее.

Для постановки задач в CRM-системе Битрикс24 есть специальный инструмент “Мои задачи”. В этом разделе содержатся все задания, созданные сотрудниками и их руководителями. Задачи в Битрикс24 можно группировать по различным параметрам: по статусу, по ролям и т. д.

Раздел содержит два подраздела: “Задачи” и “Проекты”. Последний обычно используется для коллективной работы команды.

Для того чтобы создать новую задачу в Битрикс24, зайдите в подраздел “Задачи и проекты” и нажмите на кнопку “Создать”. Далее создайте название для новой задачи и ее подробное описание, при необходимости добавьте в задание имя сотрудника и файл документа. Укажите имя ответственного человека и роли остальных сотрудников, причастных к выполнению задания. 

Задайте срок выполнения и выберите пункт “Результат задачи”, если хотите получить отчет по итогу выполнения работы.

Во вкладке дополнительно можно указать следующие уточнения: добавить SMS-напоминание ответственному исполнителю, привязать какой-либо элемент (контакт, ссылку на сделку и т. п.), добавить теги и многое другое. После введения всей необходимой информации нажмите на кнопку “Поставить задачу”.

Далее CRM-система сообщит ответственному пользователю о постановке на его имя нового задания. Перейти в задание можно прямо из сообщения либо через личный профиль в системе. Чтобы приступить к выполнению работы, сотруднику необходимо нажать на кнопку “Начать выполнение”.

Для оперативного отслеживания и обработки текущих задач пользователю доступны несколько функций Битрикс24:

• “Мой план”. Здесь отображены все задания, назначенные конкретному сотруднику. В данном разделе можно настроить задания так, как удобно пользователю – другие сотрудники не увидят эти настройки.

• “Канбан”. Функция этого раздела аналогична разделу “Мой план”, но здесь задачи отображаются для всех участвующих в них пользователей. Менять статусы заданий может только администратор системы.

• “Календарь”. В нем текущие задачи отображены по дням, неделям и месяцам.

• “Гант”. Диаграмма Ганта пригодится при выполнении взаимосвязанных заданий. Пока первая задача не выполнена, пользователь не сможет взять в работу следующую.

Какие еще действия могут совершать пользователи с задачами: копировать, делегировать, добавлять в “План рабочего дня”, создавать подзадачу. При наличии соответствующих полномочий сотрудник также может удалить созданную им задачу.

Удобство использования CRM для начальника состоит в том, что он может в любой момент убедиться в правильном и своевременном выполнении текущих заданий подчиненными. Начальник видит, кто создал задачу, кто участвовал в ее выполнении и какое обсуждение велось во время процесса решения задачи.

Организация прозрачной и понятной работы менеджеров компании доступна при помощи грамотной автоматизации процессов. Получить консультацию по внедрению CRM-системы Битрикс24 можно тут.