Эффективная приоритизация задач в бизнесе

Как и большинство людей, вы наверняка начинаете рабочий день с планов провести его как можно более продуктивно. Но время идет, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.

Если для вас это знакомо, то знайте — вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел.

Приоритизация задач: что это такое? Приоритизация помогает определить, какие задачи следует решить в первую очередь. Главным является то, что приоритизация задач не ограничивается простым созданием списка задач. Ее суть в определении важности каждой задачи.

Приоритизация задач в бизнесе позволяет компаниям не только следовать краткосрочным планам, но и двигаться к своим стратегическим целям. Она помогает наладить управленческие процессы, улучшить командную работу, оптимизировать ресурсы и фокусировать усилия на действительно значимых действиях. Задача каждого руководителя — обеспечить грамотную систему приоритизации задач, которая будет учитывать особенности компании и специфику ее отрасли.

Для чего нужно расставлять приоритеты

Расстановка приоритетов позволяет компании избежать хаоса и бессмысленного расходования ресурсов. С ее помощью задачи и процессы в команде становятся более структурированными, а внимание сотрудников сосредоточено на важнейших направлениях. Это позволяет бизнесу добиваться большей продуктивности и сохранять гибкость в условиях постоянных изменений.

Кроме того, приоритизация позволяет:

• Повысить результативность и производительность: концентрация на самых значимых задачах обеспечивает компании большую отдачу от вложенных усилий.

• Оптимизировать распределение ресурсов: финансы, время и человеческие ресурсы расходуются на те задачи, которые принесут компании максимальную пользу.

• Снизить стресс и выгорание сотрудников: правильное распределение задач способствует более сбалансированной работе команды.

• Сосредоточиться на стратегических целях компании: приоритизация помогает команде не отклоняться от стратегического направления, концентрируя усилия на долгосрочных задачах.

• Сохранить гибкость и адаптивность: компания может быстрее адаптироваться к изменениям и своевременно корректировать приоритеты в зависимости от ситуации.

Критерии приоритетности

Понимание ключевых критериев приоритетности задач является основой эффективного управления рабочим процессом. Для определения наиболее важных задач используются следующие критерии:

Важность

Этот критерий предполагает оценку, насколько задача соответствует стратегическим целям компании. Например, крупные проекты, направленные на автоматизацию процессов, являются важными, так как они помогут компании оптимизировать операционную деятельность и сократить расходы в долгосрочной перспективе.

Срочность

Срочные задачи требуют немедленного выполнения, так как их невыполнение может привести к серьезным последствиям, таким как потеря клиента или срыв важного контракта. Такие задачи обычно занимают верхние позиции в списке приоритетов.

Затраты

Затраты включают в себя время, деньги и человеческие ресурсы. При оценке задач по критерию затрат важно понимать, сколько ресурсов потребуется для их выполнения и насколько обоснованными будут такие затраты.

Ожидаемые результаты

Ожидаемые результаты — это прогнозируемая выгода от выполнения задачи. Этот критерий помогает понять, какие задачи принесут максимальный результат. Например, завершение крупного маркетингового проекта может повысить узнаваемость бренда и привлечь новых клиентов, что сделает задачу приоритетной.

Эффективность

Эффективность показывает, насколько значительный вклад внесет задача в достижение стратегических целей компании. Важно, чтобы задачи с высоким приоритетом приносили ощутимую пользу компании и не тратили ресурсы зря.

Экологичность

Экологичность — это влияние задачи на корпоративную культуру, внутренние процессы компании и соблюдение принципов устойчивого развития. Задачи, нарушающие нормы этики или мешающие команде, могут быть отложены.

Специфические критерии

К этим критериям можно отнести уникальные особенности компании или рынка. Например, выполнение регуляторных требований или учет специфических условий. У каждой компании они могут быть разными и включают параметры, которые не всегда попадают под стандартные критерии.

Методы и фреймворки приоритизации задач

Существует множество методик, помогающих выстроить систему приоритетов. Рассмотрим основные из них:

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра делит задачи на 4 категории: важные и срочные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Она помогает быстро распределить задачи, выполняя наиболее важные в первую очередь и откладывая менее значимые.

Метод ABC

Метод ABC — это способ классификации задач по уровню их значимости для бизнеса. По сути, это деление на группы A, B и C в зависимости от важности. Группа A включает наиболее важные предметы (обычно 20% от общего числа), группа B — менее важные (примерно 30%), а группа C — наименее важные (около 50%). Этот метод помогает сосредоточить внимание на ключевых аспектах и эффективно распределить ресурсы.

Метод RICE

RICE оценивает задачи по четырем критериям: охват (Reach), влияние (Impact), уверенность (Confidence) и усилия (Effort). Метод особенно подходит для долгосрочного планирования, позволяя учитывать широкий спектр факторов.

Метод MoSCoW

Метод MoSCoW классифицирует задачи как «обязательные» (Must have), «желательные» (Should have), «могут быть выполнены позже» (Could have) и «необязательные» (Won't have). Этот метод удобен для проектов, где необходимо строгое распределение времени и ресурсов.

Метод Айви Ли

Метод Айви Ли — это система управления временем и задачами, разработанная американским инженером и консультантом по деловым вопросам Чарльзом Айви Ли. Основная идея метода заключается в том, чтобы каждый день составлять список из шести наиболее важных задач, которые нужно выполнить. Эти шесть задач называются «стаей», и их выполнение призвано приносить наибольшую пользу и продуктивность. Метод Айви Ли также включает в себя привычку ежедневного планирования, приоритизации задач и концентрации на основных целях работы.

Метод WSJF

Метод Weighted Shortest Job First (WSJF) применяется для ранжирования задач в продуктовой разработке. Он позволяет учитывать важность задачи и затраты на ее выполнение, что полезно для Agile-команд.

Kano Model

Kano Model применяется в менеджменте продуктов, помогая оценить задачи с точки зрения удовлетворенности клиентов и выделить задачи, которые имеют наибольшее значение для потребителя.

Value vs Cost

Метод Value vs Cost ориентирован на оценку задач с точки зрения их ценности для компании и затрат на выполнение. Это позволяет фокусироваться на задачах, приносящих наибольшую выгоду.

ICE & RICE

Методы ICE и RICE — это подходы к приоритизации задач, которые учитывают несколько факторов для определения важности каждой задачи.

Метод ICE включает следующие критерии для оценки задач:

• Влияние (Impact): как сильно задача повлияет на пользователей или бизнес.

• Уверенность (Confidence): насколько уверены, что задача действительно принесет планируемые результаты.

• Легкость (Ease): сколько усилий потребуется для выполнения задачи.

Метод RICE, как уже упоминалось, включает следующие критерии:

• Охват (Reach): сколько пользователей или процессов затронет задача.

• Влияние (Impact): влияние задачи на пользователей и бизнес.

• Уверенность (Confidence): уверенность в планируемых результатах.

• Усилия (Effort): необходимые усилия для выполнения задачи.

Оба метода помогают определить приоритеты в задачах, учитывая различные аспекты и обеспечивая более информированное принятие решений о том, на что следует сначала сосредоточиться.

Вне зависимости от метода, который вы применяете, успех приоритизации обеспечивается регулярным пересмотром задач и готовностью изменять приоритеты в соответствии с изменениями в проекте и запросами пользователей.

Как приоритизировать задачи: пошаговая инструкция

Следование пошаговой инструкции позволяет выстроить порядок выполнения задач:

Шаг 1. Запишите все задачи

Это поможет создать общую картину и не забыть мелкие, но важные задачи.

Шаг 2. Отделите срочное от важного

Этот шаг позволяет избежать ловушки выполнения лишь срочных задач, игнорируя важные долгосрочные задачи.

Шаг 3. Оцените ежедневные задачи по их истинному приоритету

Регулярная оценка поможет избежать накопления задач, которые отнимают ресурсы, но не приносят пользы.

Шаг 4. Разделите задачи с одинаковым приоритетом

Это помогает избежать перегрузки, когда несколько задач имеют равную значимость.

Шаг 5. Откажитесь от «достаточно хороших» целей

Фокусируйтесь на задачах, приносящих наибольшую отдачу.

Шаг 6. Помните об ошибке необратимых затрат

Если задача больше не соответствует стратегическим целям, не стоит продолжать работу над ней только из-за уже вложенных ресурсов.

Шаг 7. Используйте «множители времени»

Сосредоточьтесь на задачах, требующих минимальных затрат времени, но приносящих значительный результат.

Распространенные ошибки при приоритизации задач

Правильная приоритизация задач имеет критическое значение для успеха любого проекта или работы. Однако часто в процессе принятия решений о приоритетах мы допускаем определенные ошибки, которые могут привести к нежелательным последствиям. Далее рассмотрим наиболее распространенные из них.

Ошибка #1: оценивать задачи в одиночку

Важно привлекать к процессу команду, так как это позволяет учесть разные точки зрения и сделать оценку более объективной.

Ошибка #2: разделять задачи на продуктовые и непродуктовые

Такая сегментация может привести к снижению приоритета значимых задач, что скажется на конечном результате.

Ошибка #3: закрывать бэклог от коллег

Скрытность в вопросах приоритизации создает трудности для работы команды и может снизить эффективность процессов.

Инструменты для приоритизации задач

Среди популярных инструментов — «Trello», «Asana», «Notion» и «Airtable», которые помогают автоматизировать процесс приоритизации и дают возможность отслеживать прогресс выполнения задач, оценивать их значимость и получать статистику.

В «Битрикс24» присутствует удобная функция «Важность задачи» для быстрой приоритизации задач, что позволяет оперативно определить, какие из них требуют немедленного внимания. Кроме того, в системе имеется канбан-доска для наглядного отображения списка задач, а также календарь, где доступно расписание дел с указанными сроками выполнения.

Заключение

Эффективная приоритизация — важный компонент успешного управления задачами и ключ к достижению стратегических целей. Регулярная оценка приоритетов, использование методов и фреймворков помогают компании оставаться гибкой, своевременно реагировать на изменения и оптимизировать рабочие процессы независимо от выбранного метода.