ЭДО – электронный документооборот

Что такое ЭДО и зачем он нужен

Электронный документооборот – это процесс обмена документами внутри компании и с ее партнерами исключительно в цифровом виде, без использования бумажных носителей. Главная задача внедрения ЭДО в организации – максимальное упрощение и ускорение процессов согласования, подписания и пересылки корпоративных документов.

Процесс электронного документооборота выглядит так. Отправитель визирует документ индивидуальной электронной подписью (ЭП) и отправляет его по надежному цифровому каналу связи. Специальные платформы для обмена документами гарантируют безопасность и конфиденциальность документации, исключая риск утечки данных.

Пересылка документов возможна и по обычной электронной почте, но при этом есть вероятность утери или хищения корпоративных документов. Кроме того, счета-фактуры, пересылаемые таким образом, не будут признаны государственными организациями учета как оригиналы.

Преимущества и недостатки подключения ЭДО

Использование электронной системы обмена документами имеет несколько преимуществ, особенно для предприятий среднего и крупного бизнеса:

• Весомый плюс применения ЭДО – сокращение финансовых затрат на бумагу и оргтехнику для печати.

• Предотвращение утечки важных данных.

• Существенная экономия времени при подписании и обмене документами по сравнению с бумажным оборотом.

• Легкий и быстрый контроль текущего статуса цифрового документа.

• Систему для ведения ЭДО можно интегрировать с другими электронными платформами компании – например, с программой бухучета или с CRM-системой.

• Электронную документацию удобно хранить. Не нужно оборудовать архивные помещения и закупать стеллажи – вам понадобится лишь свободное место на сервере. Как правило, его предоставляет оператор ЭДО.

• Экономия рабочего времени персонала. Сотрудники меньше заняты бумажной работой и могут больше времени посвятить своим прямым должностным обязанностям.

Минусы у ЭДО тоже есть. Например, существует небольшой риск потери информации. Также, если контрагент организации работает с бумажными носителями, то ей придется вести документооборот смешанного типа – в цифровом и в бумажном виде.

Еще один минус – первоначальные затраты на переход к цифровизации документов. Несмотря на будущую экономию, компании сперва придется потратиться на внедрение системы ЭДО, на приобретение электронных подписей и обучение персонала работе с электронным документооборотом.

Может ли электронный документооборот полностью заменить бумажный

Большинство российских компаний могут перейти с бумажной документации на электронную. Тем более есть предприятия, которые законодательно обязаны вести ЭДО:

• Все государственные и муниципальные организации согласно приказу Минфина от 15 апреля 2021 года.

• Юридические лица и ИП, имеющие более 100 сотрудников, должны сдавать налоговую отчетность только в электронном виде.

• Компании, которые работают с маркировкой товаров.

• Национальная система прослеживаемости импортных товаров.

Остальные компании вправе провести оцифровку корпоративного документооборота, правда, с небольшими оговорками. Предприятию придется распечатывать документы и работать с бумажными носителями в следующих случаях:

• Если законом оговорено, что документ имеет юридическую силу только в бумажном виде.

• Электронный вид документа усложняет работу с ним. Например, в лесных и сельских хозяйствах персоналу проще пользоваться распечатанными документами.

• В договоре с контрагентом компании указано об использовании бумажных носителей для обмена документами.

• Некоторые госорганы – к примеру, те, которые имеют отношение к гостайне, не имеют права работать в системе ЭДО.

Операторы ЭДО

Оператор ЭДО – это компания, которая предоставляет услуги юридическим и физическим лицам для ведения электронного документооборота. Оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, которые выдвигает Федеральная налоговая служба:

• у организации должна быть лицензия ФСБ;

• наличие сертифицированного программного обеспечения;

• предоставление клиентам роуминга по запросу (для обмена документами с компаниями, которые пользуются услугами другого оператора ЭДО);

• интеграция с ФНС;

• возможность резервного копирования данных;

• иметь в собственности серверы для хранения объемных данных.
  

Актуальный на 2023 год перечень аккредитованных налоговой службой операторов ЭДО предоставлен здесь.

С оператором ЭДО даже не придется заключать договор о сотрудничестве. Компании просто необходимо зарегистрироваться у оператора, загрузить сертификаты электронной подписи и оплатить тариф использования ЭП. Оператор в свою очередь уведомляет ФНС о том, что компания зарегистрировала ЭДО и следит за соблюдением законодательства при обороте цифровых документов.

Виды электронных подписей

Любой электронный документ получает юридическую силу только после его подписания. Поэтому при переходе на ЭДО компания обязана обеспечить своих сотрудников электронными подписями. 

Какие функции выполняет электронная подпись:

• визирование документа;

• проверка подлинности подписи;

• гарантирует, что после подписания документ не был изменен.

Использование электронной подписи регулируется Федеральным законом №65 от 06.04.2011. В законе указано, что существуют два типа ЭП: простая (неквалифицированная) и квалифицированная. Рассмотрим каждый тип подробнее.

Простая подпись. Самая недорогая по стоимости изготовления ЭП, которую можно использовать для подписания договоров с контрагентами и актов, но сперва придется подписать с партнером соглашение о ее применении. Простая (неквалифицированная) подпись не подойдет для подписания налоговой отчетности, участия в торгах и для обмена первичными документами. 

Несмотря на ограничения, простая подпись подходит для использования физическими лицами. Например, она применяется на портале “Госуслуги” для подписания пользователями некоторых документов и заявлений.

Квалифицированная подпись. Наиболее защищенный тип электронной подписи, который используется для визирования счетов-фактур и налоговых отчетных документов. Изготовлением такой подписи занимаются только аккредитованные ФНС организации. Квалифированная электронная подпись (КЭП) имеет ограниченный срок действия – каждый год ее необходимо продлевать и заново оплачивать сертификат.

Использование КЭП возможно только с помощью специальной программы (криптопровайдера), которая скачивается и устанавливается на рабочий компьютер сотрудника. Примеры криптопровайдеров для ОС Windows: КриптоПро CSP, ViPNet CSP, Signal-COM CSP, ЛИССИ-CSP.

Как подключить ЭДО

Поэтапно процесс подключения к системе ЭДО выглядит так:

Шаг 1. Выбрать оператора из списка аккредитованных налоговой службой России. При выборе обратите внимание на наличие лицензии, стоимость услуг и функционал оператора. Важно, чтобы он поддерживал роуминг, предоставлял круглосуточную техподдержку, а также высокую скорость обмена документами. 

Обязательно проверьте совместимость программного обеспечения, которое предоставляет оператор, с корпоративной платформой для автоматизации бизнеса. 

Шаг 2. Получить электронные подписи для персонала.

Шаг 3. Зарегистрироваться на сайте оператора ЭДО и выбрать оптимальный тариф.

Шаг 4. Установить программное обеспечение. Необходимость установки софта регулируется выбранным оператором, однако организации в любом случае понадобится установка криптопровайдера для использования КЭП.

Шаг 5. Разработать внутренний регламент компании по использованию цифрового документооборота.

Шаг 6. Обучить сотрудников.

Шаг 7. Начать работать с ЭДО.

Заключение

Резюмируем, что важно учесть при переходе на ЭДО. Убедить контрагентов в удобстве использования цифровой документации. В противном случае компании придется вести два вида документооборота: электронный и бумажный. Если все-таки придется пользоваться двумя типами документации, важно научиться делать это одновременно и правильно. Крупным организациям стоит заранее позаботиться об электронном архиве, так как по закону юридические лица обязаны хранить первичную документацию в течение четырех лет.