Дорожная карта Битрикс24

Дорожная карта – это план внедрения программного обеспечения, составленный для конкретной компании. Мы рассмотрим случай, когда CRM-систему Битрикс24 продвигают в крупной компании с несколькими сотнями сотрудников.

Какую проблему поможет решить внедрение Битрикс24

Чем масштабнее организация, тем сложнее в ней наладить коммуникацию и настроить продуктивные каналы связи. В небольших фирмах все сотрудники знают друг друга в лицо, взаимодействие между людьми выстраивается само собой, без дополнительной помощи руководства.

Когда в компании более ста человек, зачастую в ней автоматически увеличивается доля бюрократии и временные затраты персонала на заполнение большого количества документов. Ситуация осложняется, если коллектив работает в разных корпоративных сервисах. Получается избыток не только количества работников, но и рабочих программ.

В этом случае эффективность деятельности каждого сотрудника падает, так как в компании отсутствует единый механизм, который может сплотить людей и повысить KPI. Битрикс24 – это не просто CRM-система, которая автоматизирует процессы взаимодействия. Это полноценный портал с большим количеством функций и возможностей для крупной компании. Его немаловажное преимущество – организация работы и общения всех сотрудников “в одном окне”.

Сценарий дорожной карты

Дорожная карта внедрения Битрикс24 состоит из пяти шагов. Она универсальна и подойдет для большинства крупных предприятий, в которых есть несколько подразделений и отдельные филиалы.

Рассмотрим подробнее каждый этап сценария:

Шаг 1. Приглашение сотрудников в Битрикс24. На данном этапе происходит первичная настройка базовых функций CRM-системы и регистрация сотрудников на портале. Важно сразу заинтересовать людей изучением новой программы. Для этого загрузите фотографии сотрудников, заведите календарь дней рождения, организуйте электронную доску почета. В рабочих чатах обсуждайте не только работу, но и различные приятные события в жизни компании, отправляйте поздравления для персонала.

Для грамотной реализации данного этапа пригласите профессионального интегратора, руководителей департаментов и HR-специалистов.

Результат: начало работы персонала в общей системе, функционирование единого источника объявлений, новостей и приказов компании. Настроены профили сотрудников с правами доступа, интерфейс Битрикса и мобильные приложения.

Шаг 2. Организация внутренних процессов. После упрощенного старта начинается вторая стадия настройки системы – запуск следующих разделов портала, включая полезные и интерактивные сервисы. К ним можно отнести:

• Приветствие нового сотрудника от лица директора компании, с добавлением на стартовую страницу новичка полезных ссылок, контактов куратора и руководителя.
• Сервис для формирования справок от бухгалтерии и расчетных листков.
• Заявка на помощь техподдержки компании.
• Заказ пропуска, протоколы совещаний, образцы заявлений и т. д.
• Процесс электронного согласования договоров.

Результат: активное использование портала сотрудниками, снижение количества бумажных документов, простой и понятный для руководителей контроль работы персонала.

Шаг 3. Забота о кадрах. Следующая стадия поможет организовать обучение персонала и неформальную часть работы компании:

• Курс адаптации и краткого обучения новичка.
• Расписание проведения курсов и конференций.
• Тестирование и опросы сотрудников.
• План карьерного роста.
• Возможность оставить анонимное обращение к руководству.
• Календарь корпоративных мероприятий и праздников.

Результат: снижение стресса у новых сотрудников, работа стала более насыщенной и эмоциональной, налажена коммуникация между людьми.

Шаг 4. Автоматизация процесса продаж. Хотя CRM-система в первую очередь предназначена для повышения продаж, в крупной компании это не единственная важная задача. 

После того, как функции портала Битрикс24 помогут наладить коммуникацию персонала и автоматизировать внутренние процессы, пора приступать ко внешним.

Как с помощью Битрикс24 отрегулировать процессы продаж:

• завести в CRM информацию о дилерах, контрагентах, условиях договора;
• настроить отчеты: обороты продаж, дебиторская задолженность, аналитика;
• интегрировать каталог товаров с сайта компании;
• настроить удобные и понятные карточки для работы с контрагентом.

Результаты: Битрикс24 адаптирован под текущие процессы продаж, улучшен контроль задолженности, налажено управление продажами, руководству доступна прозрачная аналитика деятельности фирмы.

Шаг 5. Настройка и оптимизация личных профилей. Здесь имеются в виду личные кабинеты не только сотрудников, но и партнеров, оптовых и розничных покупателей. Функции личных профилей напрямую зависят от специфики и задач компании. Для их запуска необходимо предварительно проанализировать “боли” каждой аудитории и устранить их. Например: снизить бюрократию, повысить скорость рабочего отклика, наладить работу с претензиями и т. д.

Результат: улучшено внешнее взаимодействие, партнеры и покупатели удовлетворены качеством сотрудничества с вами. Бизнес-процессы, созданные на портале Битрикс24, успешно внедрены в деятельность всей компании.

Итоги

После завершения пятого этапа можно считать, что работа по успешному внедрению CRM окончена. Разумеется, мы описали лишь обобщенные базовые процессы, многие из которых подойдут для среднего и крупного бизнеса. 

На практике автоматизация процессов большой компании – это трудно, долго и сопряжено с определенными рисками. Чтобы минимизировать их число и провести качественное внедрение Битрикс24, мы рекомендуем вам обращаться к услугам сертифицированного интегратора.