Что такое апостиль для документов и зачем он нужен

Апостиль – это штамп, который ставят на документе или его копии для дальнейшего предъявления за границей. Апостилем необходимо заверять любой российский документ, который гражданин планирует предъявлять в другой стране. Без апостилирования документы не будут иметь юридической силы. Исключение составляют удостоверения личности – паспорт, водительские права и т. д.

Какие документы можно апостилировать

Апостилем заверяют только личные документы, если на них не размещено фото владельца. Коммерческие договоры, доверенности на проведение сделок и т. п. не апостилируются. Также вам не поставят штамп на документы старого образца времен СССР.

Если вы собираетесь выезжать за границу для учебы, регистрации брака с жителем другой страны, переехать по рабочей визе и так далее, сперва вам придется сделать апостилирование личных документов.

Апостилированию, в зависимости от ситуации, подлежат:

• Свидетельства о рождении, усыновлении или установлении отцовства.
• Свидетельства о браке и о разводе.
• Свидетельство о смене ФИО.
• Свидетельство о смерти.
• Аттестаты и дипломы.
• Документы из Росреестра.
• Архивные справки.
• Нотариальные копии документов.
• Справки о судимости.

В каких странах действует штамп

Апостиль принимают 124 страны. Среди них страны Евросоюза, Россия, США и т. д. В этих государствах действует Гаагская конвенция с 1961 года. С некоторыми странами у России есть договоренность об отмене апостиля (нужен только нотариальный перевод документов). Среди таких стран – Казахстан, Армения, Таджикистан, Испания, Кипр, Куба и другие.

Если вы отправляетесь в страну, которая не входит в эти перечни, вам придется заверять личные документы в консульстве страны назначения.

Как поставить апостиль

Апостилировать документ можно только в той стране, в которой он был выдан. Список органов, проставляющих штамп, регулируется Постановлением Правительства РФ от 30 мая 2016 года.

Список ведомств и организаций, где можно запросить апостиль:

• МВД – на справках об отсутствии или наличии судимости. 
• Министерство обороны РФ – на справках из архива, подтверждающих военную службу или работу.
• Федеральное архивное агентство. Ставит апостиль на различных архивных справках и выписках.
• Органы ЗАГС – на свидетельствах о рождении, смерти, о браке, о разводе и т. д.
• Рособрнадзор – на аттестатах и дипломах.
• На «Госуслугах» и в МФЦ. Можно запросить апостилирование большинства документов. Срок предоставления – 5 рабочих дней. Иногда он может быть продлен до 1 месяца.

Для обращения в эти органы за штампом апостиля вам понадобятся: паспорт гражданина РФ, документ, который нужно апостилировать, заявление (можно написать на месте) и квитанция об оплате пошлины.

Размер пошлины за проставление одного штампа легализации в 2024 году – 2500 рублей. Если нужно апостилировать несколько документов, госпошлина оплачивается за каждый.

Гаагской конвенцией определено, что должно содержаться в апостиле:

• Страна и город выдачи штампа.
• Название учреждения, ФИО, должность и подпись того, кто ставит штамп.
• Дата проставления и номер апостиля.
• Печать организации, в которой поставили штамп.

Согласно конвенции, заголовок апостиля всегда на французском языке: “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)”. Текст может быть на английском, французском языке или на языке той страны, где требуется апостилированный документ.

Обращаться за штампом на аттестат или диплом может только их владелец. Все остальные апостили документов может запросить любой человек, например, ваш родственник. Для апостилирования чужих документов не нужна доверенность.

Для апостиля нет установленного срока применения. Он ограничен сроком действия самого документа. Если на заверенных апостилем справках и выписках он не указан, значит, штамп легализации тоже бессрочный.

Можно ли апостилировать документ онлайн

Такая услуга появилась в России в 2022 году. На портале госуслуг теперь можно запросить апостиль не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Он будет отличаться от бумажного только наличием штрихкода. 

Новый вид штампа могут принимать не во всех странах Гаагской конвенции. Этот вопрос рекомендуется уточнить заранее.

Могут ли отказать в услуге

В большинстве случаев отказ связан с внешним видом документа. Например, он испачкан, надорван, на нем стерлись цифры или буквы. Также в проставлении штампа откажут, если документ заламинирован.

Вторая причина для отказа – недостоверные данные. В этом случае придется сперва заменить документ. И, наконец, третья причина – запрос апостиля советских документов устаревшего образца.